«Взаимодействие архивного отдела администрации Качканарского городского округа с Управлением архивами Свердловской области» - тема выступления начальника архивного отдела администрации КГО М.И.Титовца на совещании руководителей уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела и муниципальных служб Приволжского, Сибирского, Уральского федеральных округов по теме: «Муниципальный архив: проблемы и перспективы развития». Совещание состоялось 22 марта 2007 года в Екатеринбурге.

Уважаемые коллеги!

Более года отработали мы в новых условиях, сложившихся в архивной отрасли в результате системной административной реформы органов государственной власти и в соответствии с федеральными законами «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «Об архивном деле в Российской Федерации», областным законом «Об архивном деле в Свердловской области».

Новая правовая ситуация вызвала серьезные опасения, что могут сработать деструктивные тенденции, имеющиеся в федеральных законах, а именно: нарушится управленческая вертикаль в архивной отрасли со всеми вытекающими последствиями.

Считаю, что основная тяжесть реформы легла на муниципальный уровень, потому что среди прочих проблем архивным отделам муниципальных образований зачастую приходилось доказывать необходимость самого факта своего существования в структуре Администрации.

Архивный отдел Администрации Качканарского городского округа сумел вписаться в новую социально-правовую ситуацию без каких- либо потрясений и практически без потерь, хотя поволноваться, конечно, пришлось.

В нашем муниципальном образовании ситуация осложнилась тем, что Качканар стал дотационной территорией. Поэтому структура Администрации была приведена в соответствие с экономическими реалиями. А перед этим каждый отдел, включая архивный, доказывали свою значимость для решения вопросов местного самоуправления и защищали численность штата перед комиссией в составе 18 человек, в которую входили Глава округа, его замы, депутаты городской Думы.

Комиссия изучала деятельность отдела по всех направлениям, функционал работников. Нами была показана динамики приема дел за последние три года, выполнения социально-правовых и тематических запросов, даны ответы на интересовавшие комиссию вопросы. Большое впечатление на членов комиссии произвела работа отдела по формированию, фиксации исторического фона нашего молодого города, что по нашей терминологии называется «научная информация и использование документов». За два года нами подготовлены и изданы: очерк «Сын горы» в серии «Урал: история в ликах городов»; воспоминания Почетного гражданина города Качканара, полковника милиции Р.П. Лебедева «Не запятнать честь мундира», сборник «Грозы чеченской канонада», сборник воспоминаний качканарцев - участников Афганской войны «Афганистан живет в моей душе» и др.

Комиссия признала деятельность архивного отдела социально значимой, отдел был сохранен в структуре Администрации, сохранена и его штатная численность. Этот экзамен мы выдержали без особых проблем.

Среди причин стабильного положения нашего архивного отдела – тесное взаимодействие с Управлением архивами Свердловской области. Надо ли говорить, сколь это важно для отдела иметь авторитетное лобби в государственных органах власти.

Управление архивами – авторитетный орган. Именно Управлением архивами было инициировано письмо председателя Правительства Свердловской области Главам муниципальных образований с рекомендациями не сокращать архивные отделы.

С подачи Управления архивами архивные отделы муниципальных образований стали работать по собственной смете расходов. Надо ли говорить, какое это благо. В результате этого в 2006 году нам удалось заметно укрепить материальную базу отдела: вставили пластиковое окно в архивохранилище, приобрели четыре углекислотных огнетушителя, компьютер, 2 принтера- копира, станок для прошивки документов, мебель и т.д.

Некоторые проблемы, вытекающие из сложившейся ситуации, для нас не имеют не то чтобы практического, но даже гипотетического звучания. Так, например, мы считает искусственно надуманной проблему согласования планов работы архивных отделов с Управлением архивами. Тут нет даже темы для дискуссии. Не вдаваясь в высокие материи, это необходимо делать хотя бы в точки зрения разумного эгоизма, чтобы частично снять с себя груз ответственности.

Вполне понятно и объяснимо желание Управления архивами согласовывать кандидатуры вновь назначаемых начальников отделов. Ведь мы сами, подбирая себе даже технических работников в отдел, берем их не с улицы, смотрим на их квалификацию, проводим с ними собеседование, устанавливаем трехмесячный испытательный срок…

А здесь – целый начальник отдела. Согласование уменьшает возможность попадания на эту должность случайных людей.

Единственная реальная болевая точка – это отношения с федеральными организациями – источниками комплектования. К сожалению, это проблема не нашего, не муниципального уровня, которую, тем не менее, нужно срочно решать.

Архивные отделы муниципальных образований и Управление архивами Свердловской области имеют общую цель – развитие архивного дела. Поэтому деятельность архивного отдела Администрации Качканарского городского округа максимальна прозрачна. Каких-либо тайн или секретов не имеем. Во-первых, потому что все тайное рано или поздно становится явным. А во-вторых, это обстоятельства субъективного характера: начальник отдела занимает эту должность всего два года. Досконально же вникнуть в суть работы можно лишь активно взаимодействуя с Управлением, получая квалификационную помощь его специалистов.

В течение двух лет помощь выражалась в следующем:

- стажировочные курсы для вновь назначенных начальников отделов;

- курсы повышения квалификации ВНИИДАД;

- индивидуальные консультации (по составлению планово-отчетной документации, заполнению базы данных «Архивный фонд» и т.д.).

В  2006 году отделу оказана плановая организационно-методическая помощь Управлением архивами. Были изучены все направления деятельности отдела от обеспечения сохранности до использования документов, отмечены положительные стороны, указаны недостатки, предложены способы их устранения.

Все вышесказанное положительно отразилось на работе отдела. Конечно, до идеала еще далеко, но устойчивая положительная тенденция, думается, наметалась.